Effiziente Projektplanung und Fortschrittskontrolle mit dem digitalen Assistenten „Fred“

In diesem Video zeigen wir anhand einiger Beispiele, wie die Planung und Überwachung von Projekten mit dem digitalen Assistenten „Fred“ funktioniert:

Die Planung und Kontrolle von Projekten ist mit großen Herausforderungen verbunden: Jeder Beteiligte muss stets auf dem aktuellen Stand sein und über Änderungen oder Verzögerungen ständig auf dem Laufenden gehalten werden. Das bringt einen gewaltigen Abstimmungsbedarf und damit vermeidbare Fehler mit sich.

Dabei laufen nahezu alle Projekte nach demselben Schema ab: Diverse Einzelschritte müssen erledigt werden, um jeweils übergeordnete Ziele erreichen zu können. Die Ergebnisse bedingen sich also gegenseitig.

Diese Kombination aus Koordinationsaufwand und gegenseitigen Abhängigkeiten bietet ein großes Automatisierungspotenzial. Denn was für Menschen extrem komplex werden kann, ist für Maschinen oftmals leicht zu bewerkstelligen.

Genau hier setzt das ROPC (Result Oriented Planning and Controlling)-Modul des digitalen Assistenten „Fred“ an. Mit seiner Hilfe können Projekte in einzelne Ergebnisse aufgeteilt und in einer übersichtlichen Struktur zusammengefasst werden, auf die jeder Beteiligte über eine browserbasierte Plattform zugreifen kann.

Die verantwortlichen Planer erstellen dazu mit wenigen Klicks zunächst eine Hierarchie mit sämtlichen Teilergebnissen, die für die Fertigstellung des Gesamtprojekts notwendig sind. Daraus ergeben sich bereits Abhängigkeiten, die „Fred“ automatisch erkennt.

Zu jedem Ergebnis können Planer zahlreiche Informationen hinterlegen – etwa zum Budget, dem erwarteten Aufwand oder den täglichen Kosten. Außerdem wird hier ein Verantwortlicher für das Ergebnis benannt.

Die Vorteile des ROPC-Moduls werden im laufenden Projekt besonders deutlich. Denn hier stehen Planern zahlreiche Tools zur Verfügung, mit denen sie den Fortschritt verfolgen und auf Änderungen oder Verzögerungen frühzeitig reagieren können.

So lässt sich unter anderem jederzeit prüfen, ob ein Teilergebnis noch plangemäß abgeschlossen werden kann, oder ob sich erforderliche Vorarbeiten verzögern. Zudem gibt es detaillierte Übersichten für das Gesamtprojekt, beispielsweise ein Gantt-Diagramm, aus dem jede Verzögerung sofort ersichtlich wird.

Besonders praktisch: Tritt eine Änderung auf, informiert „Fred“  die Verantwortlichen automatisch – und zwar nur diejenigen, die tatsächlich betroffen sind.

„Freds“ ROPC-Modul reduziert die unnötige Kommunikation bei der Projektplanung erheblich – sowohl innerhalb der eigenen Firma als auch mit Subunternehmen. Die Fehlerquote sinkt ebenfalls deutlich, da jeder Beteiligte stets weiß, was er wann zu tun hat.

Wie bei allen Eigenschaften, die „Fred“ auszeichnen, gilt auch hier unser Augmented-Intelligence-Grundsatz: Der digitale Assistent entscheidet nicht über die Köpfe der Beteiligten hinweg; er liefert ihnen die Informationen, die sie für eine fundierte Entscheidung benötigen. Diese trifft aber letztlich immer der Mensch!