Personaleinsatzplanung mit dem digitalen Assistenten „Fred“

In diesem Video zeigen wir anhand einiger Beispiele aus der Logistikbranche, wie die Personaleinsatzplanung mit unserem digitalen Assistenten „Fred“ funktioniert:

Eine effiziente Personaleinsatzplanung ist mit einem enormen Koordinations- und Abstimmungsaufwand verbunden. Mit wachsender Belegschaftsgröße steigen nicht nur der Planungsaufwand, sondern auch die Fehlerquote steil an.

Das gilt insbesondere dann, wenn Aufträge an Subunternehmen vergeben werden sollen. Und kommt es dann auch noch zu kurzfristigen Änderungen, wie zum Beispiel einer Krankmeldung, muss der Einsatzplan sehr schnell abgeändert und rechtzeitig an alle Beteiligten kommuniziert werden.

Der digitale Assistent „Fred“ nimmt Disponenten einen großen Teil dieser Abstimmungsarbeiten ab und unterstützt die Planung. Er erstellt zunächst einen Vorschlag für einen Wocheneinsatzplan, der auf individuell konfigurierbaren Kriterien beruht. Dabei berücksichtigt er automatisch Stundenkontingente sowie Krankheits- und Urlaubszeiten – und zwar sowohl die der eigenen Angestellten als auch die von Subunternehmen. Wenn ein interner oder externer Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht, sieht der Disponent das sofort. „Fred“ liefert dann Alternativvorschläge, die nur noch freigegeben werden müssen.

Wenn sich ein eingeteilter Mitarbeiter kurzfristig krankmeldet, warnt der digitale Assistent die verantwortlichen Disponenten zudem automatisch per E-Mail. So entfallen Absprachen mit der Personalabteilung, dem Sekretariat oder mit Subunternehmen. Damit haben alle Beteiligten mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben.

Doch „Fred“ revolutioniert nicht nur die Planung. Der digitale Assistent verfügt über ein umfangreiches Buchungssystem. Darin werden alle geleisteten Arbeitsstunden detailliert und rechtssicher erfasst, sodass auf einen Blick klar ist, wer wann wo gearbeitet hat. Das erleichtert die spätere Abrechnung ungemein, kann aber auch beispielsweise im Versicherungsfall von großem Nutzen sein.

Der digitale Assistent „Fred“ trägt Informationen aus sehr unterschiedlichen Quellen (z.B. Personal- und Rechnungswesen, Warenwirtschaft. Excel, SAP usw.) zusammen. Daher kann jeder Mitarbeiter mit den gewohnten Programmen weiterarbeiten. Die bestehende IT-Infrastruktur im Unternehmen bleibt unangetastet. Es ist kein Change-Management oder teure Zusatzhardware erforderlich.

Wie bei allen Eigenschaften, die „Fred“ auszeichnen, gilt auch hier unser Augmented-Intelligence-Grundsatz: Der digitale Assistent entscheidet nicht über die Köpfe der Beteiligten hinweg; er liefert ihnen die Informationen, die sie für eine fundierte Entscheidung benötigen. Diese trifft aber letztlich immer der Mensch!